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Incubo OUTLOOK! Le Regole

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I PRO DI OUTLOOK

Microsoft Outlook è uno dei gestori di posta più utilizzati negli uffici. Facile ed intuitivo per alcuni, può rappresentare motivo di rallentamenti, stress e ripensamenti sul gestore di posta elettronica per altri. C'è chi preferisce gestire la propria posta aziendale direttamente dalle caselle online, con tutti i rischi che questo comporta, come l'impossibilità di fare backup e recuperare messaggi molto vecchi o eliminati per errore. E poi: vogliamo mettere la comodità di avere a disposizione tutta una serie di utili strumenti, collegati e compatibili tra loro e tutti gli altri software del pacchetto Microsoft Office?

In questo articolo, vedremo come utilizzare le regole di outlook.

CREAZIONE DELLE REGOLE

Una regola è un'azione che Outlook esegue automaticamente per i messaggi in arrivo e in uscita. L'utente può determinare la condizione che attiva la regola e le azioni che svolge: ad esempio, è possibile creare una regola per spostare in una cartella tutti i messaggi di lavoro o per eliminare tutti quelli che hanno "Solo per oggi!" nell'oggetto.  In altre parole, con le regole è possibile ridurre le azioni manuali e ripetitive necessarie per gestire i messaggi di posta elettronica. Le regole attivate vengono eseguite in modo continuo e automatico.

In generale, le regole rientrano in una di due categorie: organizzazione o avviso. Attraverso la procedura guidata che Outlook mette a disposizione, diventa facile per l'utente progettare le regole e gestire i messaggi. Le opzioni sono moltissime, ed è possibile creare una struttura di gestione automatica piuttosto complessa. La Creazione guidata Regole di Outlook, comunque, include anche alcuni modelli per le regole usate più di frequente.

1) Configurare le regole

  • Per cominciare, vai sulla voce HOME del menu di Outlook, spostati sulla casella "Regole" e premi la freccia nera rivolta verso il basso.
  • Una volta aperto il sottomenu, seleziona "Gestisci regole e avvisi..".

  • Si aprirà un Popup. E' la procedura guidata per creare le nostre regole.
  • Selezionare la voce "Nuova regola" dal menu, la prima da sinistra.

  • Il passo seguente consisterà nel selezionare un modello da modificare. Outlook offre una serie di voci. Selezionare quella di proprio interesse.
  • Nel box sottostante, dove presenti collegamenti ipertestuali blu, fare click ed impostare la variabile richiesta (es. un mittente specifico, un destinatario specifico etc.)
  • Premere "Avanti".

  • Il passo successivo consiste nel selezionare la condizione da verificare perché la regola si attivi. Ad esempio, la regola potrebbe attivarsi con un mittente specifico : va selezionata, questa variabile, in questa fase. Di seguito, una schermata con alcune delle voci selezionabili.
  • Quando si termina, premere "Avanti.

  • Ora occorre selezionare l'azione da eseguire a regola attivata. Ad esempio, spostare le email in una cartella specifica. Anche in questo caso, l'elenco delle possibilità è offerto dal programma, e all'utente non resta che personalizzare.
  • Quando si termina, premere "Avanti".

  • Successivamente Outlook chiede all'utente se esistono eccezioni alla regola che si sta creando. Può darsi, ad esempio, che tra tutte le email con oggetto "Offerte speciali" che vogliamo eliminare, una sola di un determinato mittente vogliamo invece conservarla. E' questa la fase in cui è possibile specificare il mittente, che rappresenta l'eccezione.
  • Seguire i passaggi di personalizzazione eseguiti fino a questo momento per determinare l'eccezione.
  • Quando si termina, premere "Avanti".

  • L'ultima fase consiste nel chiamare la nostra regola nella maniera che desideriamo, e scegliere se attivarla e \ o retroattivarla. Retroattivare una regola significa rendere i suoi effetti validi anche per i messaggi ricevuti prima del momento della sua creazione.

Gestione delle Regole - Vai Avanti

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