Mancusi Office Automation s.r.l.

Incubo OUTLOOK! Le Regole

Home / MOAblog / Incubo OUTLOOK! Le Regole

I PRO DI OUTLOOK

Microsoft Outlook¬†√® uno dei gestori di posta pi√Ļ utilizzati negli uffici. Facile ed intuitivo per alcuni, pu√≤ rappresentare motivo di rallentamenti, stress e ripensamenti sul gestore di posta elettronica per altri.¬†C'√® chi preferisce gestire la propria posta aziendale direttamente dalle caselle online, con tutti i rischi che questo comporta, come l'impossibilit√† di fare backup e recuperare messaggi molto vecchi o eliminati per errore.¬†E poi: vogliamo mettere la comodit√† di avere a disposizione tutta una serie di utili strumenti, collegati e compatibili tra loro e tutti gli altri software del pacchetto Microsoft Office?

In questo articolo, vedremo come utilizzare le regole di outlook.

CREAZIONE DELLE REGOLE

Una regola è un'azione che Outlook esegue automaticamente per i messaggi in arrivo e in uscita. L'utente può determinare la condizione che attiva la regola e le azioni che svolge: ad esempio, è possibile creare una regola per spostare in una cartella tutti i messaggi di lavoro o per eliminare tutti quelli che hanno "Solo per oggi!" nell'oggetto.  In altre parole, con le regole è possibile ridurre le azioni manuali e ripetitive necessarie per gestire i messaggi di posta elettronica. Le regole attivate vengono eseguite in modo continuo e automatico.

In generale, le regole rientrano in una di due categorie: organizzazione o avviso. Attraverso la procedura guidata che Outlook mette a disposizione, diventa facile per l'utente progettare le regole e gestire i messaggi. Le opzioni sono moltissime, ed √® possibile creare una struttura di gestione automatica piuttosto complessa. La Creazione guidata Regole di Outlook, comunque, include anche alcuni modelli per le regole usate pi√Ļ di frequente.

1) Configurare le regole

  • Per cominciare, vai sulla voce HOME del menu di Outlook, spostati sulla casella "Regole" e premi la freccia nera rivolta verso il basso.
  • Una volta aperto il sottomenu, seleziona "Gestisci regole e avvisi..".

  • Si aprir√† un Popup. E' la procedura guidata per creare le nostre regole.
  • Selezionare la voce "Nuova regola" dal menu, la prima da sinistra.

  • Il passo seguente consister√† nel selezionare un modello da modificare. Outlook offre una serie di voci. Selezionare quella di proprio interesse.
  • Nel box sottostante, dove presenti collegamenti ipertestuali blu, fare click ed impostare la variabile richiesta (es. un mittente specifico, un destinatario specifico etc.)
  • Premere "Avanti".

  • Il passo successivo consiste nel selezionare la condizione da verificare perch√© la regola si attivi. Ad esempio, la regola potrebbe attivarsi con un mittente specifico : va selezionata, questa variabile, in questa fase. Di seguito, una schermata con alcune delle voci selezionabili.
  • Quando si termina, premere "Avanti.

  • Ora occorre selezionare l'azione da eseguire a regola attivata. Ad esempio, spostare le email in una cartella specifica. Anche in questo caso, l'elenco delle possibilit√† √® offerto dal programma, e all'utente non resta che personalizzare.
  • Quando si termina, premere "Avanti".

  • Successivamente Outlook chiede all'utente se esistono eccezioni alla regola che si sta creando. Pu√≤ darsi, ad esempio, che tra tutte le email con oggetto "Offerte speciali" che vogliamo eliminare, una sola di un determinato mittente vogliamo invece conservarla. E' questa la fase in cui √® possibile specificare il mittente, che rappresenta l'eccezione.
  • Seguire i passaggi di personalizzazione eseguiti fino a questo momento per determinare l'eccezione.
  • Quando si termina, premere "Avanti".

  • L'ultima fase consiste nel chiamare la nostra regola nella maniera che desideriamo, e scegliere se attivarla e \ o retroattivarla.¬†Retroattivare una regola significa rendere i suoi effetti validi anche per i messaggi ricevuti prima del momento della sua creazione.

Gestione delle Regole - Vai Avanti

Hai trovato utile questo articolo? Condividilo!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *