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Incubo OUTLOOK! Il file .pst

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I PRO DI OUTLOOK

Microsoft Outlook è uno dei gestori di posta più utilizzati negli uffici. Facile ed intuitivo per alcuni, può rappresentare motivo di rallentamenti, stress e ripensamenti sul gestore di posta elettronica per altri. C'è chi preferisce gestire la propria posta aziendale direttamente dalle caselle online, con tutti i rischi che questo comporta, come l'impossibilità di fare backup e recuperare messaggi molto vecchi o eliminati per errore. E poi: vogliamo mettere la comodità di avere a disposizione tutta una serie di utili strumenti, collegati e compatibili tra loro e tutti gli altri software del pacchetto Microsoft Office?

In questo articolo, vedremo cosa è e come funziona il file .pst di Outlook, che gestisce la capienza di dati che può elaborare il programma.

COS'E' IL FILE .PST

I file .pst, o file delle cartelle personali, sono dei file di dati utili per la la memorizzazione dei messaggi di posta elettronica e degli altri elementi di Outlook come, ad esempio, appuntamenti del Calendario, gli eventi oppure i Contatti. In Outlook tutti questi elementi vengono mostrati singolarmente, ma all'interno del disco fisso del computer tutto è raccolto in un unico file, associato all'estensione "PST".

Il file PST esiste in due formattazioni differenti:

  •  come ANSI, supportato senza problemi da tutte le versioni di Outlook nonché l'unico utilizzabile con Outlook 97/98, Outlook 2000 ed Outlook 2002
  •  come UNICODE, che estende alcuni limiti del formato precedente (dimensioni e supporto di caratteri Unicode).

Cosa succede quando il file .pst si corrompe? Come ce ne accorgiamo? E come possiamo evitare che si corrompa?

  • Quando il file .pst si corrompe o esplode, tutti i nostri dati vanno irrimediabilmente persi, a meno che non abbiamo evitato di settare la cancellazione automatica delle email dal nostro server di posta una volta che Outlook le ha scaricate in locale [vedi qui come configurare il tuo account di posta elettronica].
  • Quando il file .pst è corrotto, Outlook smette semplicemente di lavorare come prima. Diventa lento, manda messaggi di errore, ci informa che sta controllando "la cartella di destinazione" che, poi, altro non è che la directory dove il file archivio [.pst] si trova nel nostro computer.
  • Per evitare che il file .pst si corrompa o esploda, bisogna fare in modo che questo non arrivi al limite massimo di informazioni che può contenere. Possiamo evitarlo facendo copie di backup del nostro file .pst e creandone uno nuovo. I nostri dati non andranno persi e, anzi, verranno trattati come archivio. Tutte le nuove mail che riceveremo, gli appuntamenti che creeremo o gli elementi che gestiremo in outlook, inizieranno ad essere salvati nel nuovo file, semplicemente.

CREAZIONE DI .PST

1) Creare un nuovo file .pst

  • dalla voce "File", selezionare "Impostazioni Account" e ancora "Impostazioni Account"

file -> impostazioni account -> impostazioni account

  • Si aprirà un Popup con l'elenco degli account  attivi su Outlook.

    Modo 1)

  • Cliccare sulla TAB "File di dati", seconda a cominciare da sinistra.
  • Fare click sulla voce "Aggiungi".

  • Si aprirà una finestra di salvataggio. Nominare a piacere il nuovo file .pst.
  • Fare click su "OK".

    Modo 2)

  • Seguire le istruzioni precedenti fino ad aprire il popup "Impostazioni Account"
  • Fare click sul bottone "Cambia Cartella" in basso a sinistra

  • Si aprirà un Pupup.
  • Fare click sul bottone "Nuovo file di dati di Outlook".

  • Si aprirà una finestra di salvataggio. Windows, di default, potrebbe aprire il percorso della cartella "Documenti" -> "File di Outlook". Se si desidera salvare il nuovo file nella cartella dove sono contenuti quelli originali, guardare al Popup precedente, accanto al bottone "Cambia Cartella", e recarsi in quella directory.
  • Salvare con nome il nostro file .pst

La procedura guidata termina qui! Complimenti, hai reso automaticamente una copia archivio il vecchio file .pst e ne hai creato uno nuovo dove continuare a lavorare.

CREAZIONE DI COPIE DI BACKUP

1) Creare una copia di Backup

Durante la procedura di creazione del nuovo file .pst ci siamo resi conto che Outlook ci indicava chiaramente dove conserva i nostri file archivio. Ricordate?

Esatto! Nel popup di gestione delle Impostazioni Account, accanto al bottone "Cambia Cartella", viene indicata la path [il percorso] del file .pst in uso. Cosa fare, perciò, per creare la nostra copia di backup?

    Modo 1)

  • Aprire Impostazioni Account da Outlook
  • Cliccare su "File di Dati", seconda voce delle TAB in alto.
  • Selezionare l'ultima voce del menu, "Apri percorso file..."

  • Si aprirà la cartella di destinazione, con già selezionato il nostro file .pst.
  • Chiudere Outlook.
  • Copiare il file .pst dal percorso file appena aperto, e incollarlo in un'altra cartella, ad esempio "Documenti".

    Modo 2)

  • Aprire Esplora Risorse da Windows OPPURE aprire una cartella a caso.
  • Copiare o riscrivere l'indirizzo indicato nel popup delle Impostazioni Account nella barra degli indirizzi della cartella.

  • Premere il tasto "Invio" sulla tastiera.
  • Chiudere Microsoft Outlook.
  • Copiare il file .pst dal percorso file appena aperto, e incollarlo in un'altra cartella, ad esempio "Documenti".

Adesso hai una copia del tuo file .pst in uso, con presenti i dati di lavoro fino al momento in cui outlook è stato chiuso e la copia effettuata. La copia non si aggiornerà, mentre al prossimo utilizzo di Outlook il file originale in uso si. Ti consigliamo pertanto di programmare spesso copie di backup dei tuoi file .PST.

 

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