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Incubo OUTLOOK!

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I PRO DI OUTLOOK

Microsoft Outlook è uno dei gestori di posta più utilizzati negli uffici. Facile ed intuitivo per alcuni, può rappresentare motivo di rallentamenti, stress e ripensamenti sul gestore di posta elettronica per altri. C'è chi preferisce gestire la propria posta aziendale direttamente dalle caselle online, con tutti i rischi che questo comporta, come l'impossibilità di fare backup e recuperare messaggi molto vecchi o eliminati per errore. E poi: vogliamo mettere la comodità di avere a disposizione tutta una serie di utili strumenti, collegati e compatibili tra loro e tutti gli altri software del pacchetto Microsoft Office?

In questo primo appuntamento, vedremo come configurare uno o più account di outlook direttamente attraverso il software oppure utilizzando gli strumenti del Sistema Operativo Windows, e quali sono le differenze tra le due procedure.

TANTI PROFILI UTENTE, TANTE POSSIBILITA'

Non è detto che ciascuno di noi sia in possesso di una sola casella email, anzi. E poi, potremmo trovarci nella condizione di dover condividere la postazione di lavoro con un collega, e questi potrebbe avere necessità di controllare la propria posta elettronica, i propri appuntamenti, lo stato dell'arte con i propri clienti.

E' per questo che tornano utili le opzioni di Outlook per la gestione di più account.

Tirando le somme, secondo la nostra esperienza è più efficace affidare lo smistamento della propria posta elettronica, col suo corredo di informazioni, attraverso un programma più completo e complesso nelle sue molte sfaccettature, come Outlook.
Microsoft Outlook è comodo per un dettaglio in particolare : ci consente di creare le regole. Le regole sono una serie di limitazioni o impostazioni che riguardano i tools del programma, così indirizzati in modi specifici per facilitare il lavoro dell'utente. E' possibile, ad esempio, dirigere i messaggi di un certo mittente in una determinata cartella, sotto una certa categoria del calendario, o inoltrarli ad una persona specifica della nostra lista di indirizzi email, in maniera totalmente automatica.

Ma scopriamo i dettagli di Outlook.

1) Creare due account mail in Outlook

Il programma ci da la possibilità di aggiungere internamente quanti account di posta elettronica desideriamo. Questo farà si che la posta elettronica venga scaricata dai diversi server all'interno del programma, che creerà un albero di cartelle (Posta Ricevuta, Posta Inviata, Posta Eliminata etc.) per ognuno degli account aggiunti.

Ecco come impostare più account in Microsoft Outlook :

Outlook 2010

  • Fare click su FILE, in alto a sinistra.
  • alla propria destra, sotto la voce INFORMAZIONI ACCOUNT, selezionare "Aggiungi account"
  • Si aprirà un popup. Cliccare semplicemente la spunta sul Radio Button, dove indica "Manualmente" e premere Avanti

  • Lasciare selezionata la prima voce, cioè "Internet Mail" o "Posta da Internet", premere Avanti

  • Configurare il Server di Posta inserendo le informazioni richieste, poi premere "Altre Impostazioni"

  • Si aprirà un popup.  Nella tab "Generale", compilare le informazioni come richiesto : il nome utente che si desidera visualizzare, eventuale casella email per le risposte, nome della propria organizzazione.

  • Selezionare subito dopo la tab "Server in Uscita" e spuntare la prima casella.

  • Se utilizzate una posta elettronica tipo IMAP, andate ulteriormente sulla tab "Avanzate" e inserite la porta corrispondente e poi premete OK. Altrimenti, premete solo OK
  • Dopo il test per la ricezione e l'invio dei messaggi, il vostro account sarà configurato e pronto

 

Outlook 2013

  • Fare click su FILE, in alto a sinistra.
  • alla propria destra, sotto la voce INFORMAZIONI ACCOUNT, selezionare "Aggiungi account"
  • Si aprirà un popup. Compilare i campi richiesti
  • Cliccare la spunta sul Radio Button, dove indica "Configurazione Manuale o servizi aggiuntivi" e premere Avanti

  • Selezionare la voce POP \ IMAP, e premere Avanti

  • Alcune delle informazioni inserite all'inizio compariranno nei campi richiesti. Compilare il resto come viene richiesto, poi cliccare "Altre impostazioni"

  • Si aprirà un popup. Nella tab "Generale", compilare le informazioni come viene richiesto : il nome utente che si desidera visualizzare, eventuale casella email per le risposte, nome della propria organizzazione.

  • Nella seconda tab, "Server in uscita", spuntare la prima casella, la quale richiede autenticazione per l'SMTP.

  • nella terza tab, "Avanzate", impostare i valori preferenziali come nell'immagine che segue. 110 e 26 sono le porte per i server di posta in entrata e in uscita. 14 giorni è il tempo che impostiamo prima che outlook pulisca la nostra webmail, sempre che vogliamo pulirla. E' consigliabile, dal momento che i messaggi verranno scaricati sul computer, dove nel file .ppt di outlook potremo sempre averne copia. E' una opzione particolarmente indicata per i server di posta interni aziendali. poi premere "OK".

  • Si chiuderà il poup. Premere "Avanti"
  • Premere "Fine". L'account è adesso correttamente configurato

 

Outlook 2016

  • Il procedimento per Outlook 2016 è identico a quello per Outlook 2013.

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